Coordinator Mailroom & Document Management (all genders)

Universal Music Entertainment GmbH
Sam Fender 2019
Sam Fender 2019
15.03.2022
Universal Music ist Marktführer im Musikgeschäft. Zu unseren Labels gehören die bekanntesten Marken der Musikwelt.
Als Zuhause zahlreicher lokaler und internationaler Künstler:innen steht Universal Music für über 100 Jahre Musikgeschichte aus allen Genres. Unsere Erfolge verdanken wir unserer Liebe zur Musik, einzigartigen Artists und unserem großartigen Team.
Wir versuchen stets neue Vermarktungsmodelle zu finden, um unseren Marktanteil weiter auszubauen und mit unseren Produkten immer einen Schritt voraus zu sein. Die Zentralbereiche der Universal Music Entertainment GmbH wie Recht, People & Culture, Communication Services, Central Operations, Marktforschung, Controlling, Rechnungswesen, IT, Steuern, Lizenzen, Supply Chain Management oder Hausbetriebe übernehmen für alle genannten Firmen strategische, rechtliche, kommunikative, kreative oder administrative Funktionen und sorgen so für einen reibungslosen Geschäftsablauf. 
Du möchtest Teil unseres Teams werden? Dann werde unser neuer Coordinator Mailroom & Document Management (all genders)Die Position ist ab sofort verfügbar. Es handelt sich um eine unbefristete Anstellung.
Deine Aufgaben:
  • Du übernimmst als Teil des Property Services Team die fachliche Leitung der von unserer internen Poststelle erbrachten Mail Services – dabei organisierst und unterstützt Du das operative Tagesgeschäft in folgenden Punkten:
    • Entgegennahme und Verteilung des täglichen Sendungseingangs
    • Disposition und Tracking nationaler und internationaler Ausgangssendungen
    • Abwicklung internationaler Sendungen in Zusammenarbeit mit unseren Zollbeauftragten
    • Erfassung von Anlagevermögen in Abstimmung mit Procurement und Property Services
    • Betreuung unsere externen Dokumentenlagers
    • Digitalisierung von Eingangsrechnungen
  • Darüber hinaus optimierst Du fortlaufend die Abläufe mit dem Ziel einer zentralen digitalen Verwaltung sämtlicher ein- und ausgehenden Sendungen, ausgewählter Dokumente und Daten („digitale Poststelle“)
  • Du identifizierst Einsparpotentiale in bestehenden Logistikverträgen, realisierst in Zusammenarbeit mit unserem Procurement Verhandlung entsprechende Einsparungen und unterstützt hierbei die Überprüfung und Verhandlung bestehender sowie neuer Rahmenverträge
  • Du erstellst Präsentationsunterlagen mit PowerPoint für die Geschäftsleitung
Diese fachlichen Anforderungen erfüllst Du:
  • Du hast einen erfolgreichen Abschluss in einer kaufmännischen oder technischen Ausbildung sowie relevante Berufserfahrung im Bereich Logistik, Dokumentenmanagement und/oder dem Poststellenbetrieb
  • Du bringst eine hohe Methodenkompetenz in der Optimierung von Abläufen, insbesondere in Bezug auf die Digitalisierung und Automatisierung von Logistikprozessen und dem Dokumentenmanagement mit
  • Du hast bereits eigenständig Projekte durchgeführt und besitzt daher einschlägige Erfahrungen in der Durchführung und Koordination von Projekten
  • Die gängigen MS-Office Programme sind Dir sehr gut vertraut, zusätzlich hast Du bereits Erfahrungen gesammelt mit Systemen für das Sendungs- und Dokumentenmanagement
  • Du besitzt ein gutes sprachliches Ausdrucksvermögen in Deutsch und Englisch
Deine Persönlichkeit ist gefragt:
  • Du verfügst über eine sehr gute Durchsetzungsfähigkeit und überzeugst Dein Umfeld mit gut gewählten Argumenten, bist unterschiedlichen Charakteren gegenüber offen und handelst empathisch
  • Du hast eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit dem notwendigen Fingerspitzengefühl
  • Du bringst Dich mit großem Engagement in unsere Abteilung ein, hast eine Hands-On-Mentalität und bist neuen Situationen gegenüber aufgeschlossen
  • Deine analytische Denkweise und Deine schnelle Auffassungsgabe helfen Dir bei der Herangehensweise an komplexe Arbeitsprozesse
  • Du bist eine vertrauenswürdige und zuverlässige Person, der selbstständiges Arbeiten sehr liegt und die trotzdem nie den Blick für das eigene Team verliert
 Und so sind wir: 
  • Musik ist Emotion, Kreativität, Abenteuer, Tradition und gleichzeitig Innovation – als Team verfolgen wir das gemeinsame Ziel, das Projekt Universal Music stetig voranzubringen
  • Vielfalt, gegenseitige Wertschätzung und Toleranz – menschlich wie musikalisch – sind für uns essenziell, dazu werden Diversität und Inklusion durch People & Culture und unsere BetterTogether Initiative stetig unterstützt und gefördert 
  • Wir leben eine offene Kommunikation und wachsen gemeinsam – dazu begegnen wir uns auf Augenhöhe mit einem “Du” über alle Hierarchien hinweg
  • In unserem Business gilt es gute Entscheidungen schnell zu treffen: Wir zählen auf proaktive Mitarbeitende, die vorausdenken und unkomplizierte Lösungen finden
  • Gemeinsam übernehmen wir Verantwortung, auch über unser Tagesgeschäft hinaus, daher setzen wir uns mit unseren SustainabilityWorkgroups aktiv für mehr Nachhaltigkeit und Umweltschutz ein 
 Unsere Benefits – weil Du uns wichtig bist:    
  • Sei jederzeit mobil und profitiere von Vergünstigungen bei der BVG, unserem Job-Rad Leasing Angebot sowie unserer Home Office Regelung
  • Entwickle Dich durch diverse Weiterbildungsangebote stetig weiter
  • Erhalte Support für alle Herausforderungen des Lebens – beruflich wie auch privat – durch unternehmensunabhängige Beratungs- und Coachingsangebote
  • Bleibe gesund durch diverse Sportangebote sowie gesunde Ernährung in unserer Kantine, die von uns bezuschusst wird
#joinuniversalmusic
Wir freuen uns auf Deine Online-Bewerbung über unser Bewerbungsformular! Bitte lade dort Deine aussagekräftigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als Dateien hoch und benenne in den Fragefeldern Deinen frühesten Eintrittstermin sowie Deine Gehaltsvorstellung. 
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