Office Manager & Executive Assistant (all genders) Teilzeit

Centre Stage Artist Management GmbH
Michael Kiwanuka 2019 - CMS Source_c
Michael Kiwanuka 2019 - CMS Source_c
09.08.2021
Centre Stage Artist Management (CSAM) ist ein internationales Künstler:innenmanagement, spezialisiert auf die Bereitstellung von Management Services für einige der größten Klassik Sänger:innen weltweit. CSAM ist Teil der Universal Music Group, der weltweit führenden Music Company und kollaboriert mit Opernhäusern, Konzerthallen, Plattenfirmen, PR-Agenturen sowie Promoter:innen auf der ganzen Welt.
Als Zuhause zahlreicher lokaler und internationaler Künstler:innen steht Universal Music für über 100 Jahre Musikgeschichte aus allen Genres. Unsere Erfolge verdanken wir unserer Liebe zur Musik, einzigartigen Artists und unserem großartigen Team.
Du möchtest Teil unseres Teams werden? Dann werde unser neuer Office Manager & Executive Assistant (all genders) für die CSAM. Die Position ist ab sofort verfügbar. Es handelt sich um eine unbefristete Anstellung in Teilzeit (25h/Woche)

Deine Aufgaben:
  • Du übernimmst das Office-Management für das Büro des Managing Directors; dazu zählt u.a. Terminmanagement und Kalenderpflege, Pflege des E-Mail-Postfachs du Erledigung der anfallenden Post, Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Konferenzen und Tagungen, Reiseplanung und -abrechnung, Koordination und Priorisierung von Anfragen
  • Du erstellst Analysen, Konzepte, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
  • Du bist erste Ansprechpartner:in nach In- und Extern und übernimmst die Betreuung von Gästen
  • Du unterstützt unser Team und die Künstler:innen durch Koordination aller Art (Terminkoordination für Proben, Interviews, etc.), Reisekostenabrechnungen, Aktualisierung von Datenbanken und Kalendern, Internetrecherchen, etc.
  • Du unterstützt uns im Social Media und Online Bereich und pflegst Künstler:innen-Webseiten
  • Du planst, organisierst und begleitest Showcases und Events
  • Darüber hinaus bist Du verantwortlich für die Rechnungserstellung und -bearbeitung sowie für die Erstellung der Provisionsabrechnungen für die Künstler:innen
 
Diese fachlichen Anforderungen erfüllst Du:
  • Du verfügst idealerweise über eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/frau, Kaufmann/frau für audiovisuelle Medien, als International Management Assistant oder ähnliches
  • Du verfügst bereits über umfangreiche Erfahrungen im Umgang mit Künstler:innenpersönlichkeiten
  • Du begeisterst Dich auch für klassische Musik, insbesondere Gesang und Oper
  • Mit Deinen hervorragenden Sprachkenntnissen in Deutsch und Englisch sowie idealerweise guten Kenntnissen in Russisch, Französisch oder Spanisch kommunizierst Du sicher in mit unseren internationalen Geschäftspartner:innen
  • Die Programme von MS Office beherrschst Du sicher, bist vertraut mit digitalen Medien und bringst idealerweise sehr gute Erfahrungen mit Content Management Systemen mit
 
Deine Persönlichkeit ist gefragt:
  • In der Ruhe liegt die Kraft – Kurze Timings, eigenständiges Arbeiten und Prioritätensetzung zeichnen Dich aus
  • Strukturiertes, gewissenhaftes und absolut zuverlässiges Arbeiten zählt zu Deinen Stärken
  • Du findest Dich sehr gut in einem Team zurecht und gewinnst aufgrund Deines integrativen, empathischen und kommunikativen Wesens schnell das Vertrauen Deines Umfelds

Und so sind wir:
  • Musik ist Emotion, Kreativität, Abenteuer, Tradition und gleichzeitig Innovation – als Team verfolgen wir das gemeinsame Ziel, das Projekt Centre Stage Artist Management und Universal Music stetig voranzubringen
  • Vielfalt, gegenseitige Wertschätzung und Toleranz – menschlich wie musikalisch – sind für uns essenziell, dazu werden Diversität und Inklusion durch People & Culture und unsere BetterTogether Initiative stetig unterstützt und gefördert 
  • Wir leben eine offene Kommunikation und wachsen gemeinsam – dazu begegnen wir uns auf Augenhöhe mit einem “Du” über alle Hierarchien hinweg
  • In unserem Business gilt es gute Entscheidungen schnell zu treffen: Wir zählen auf proaktive Mitarbeitende, die vorausdenken und unkomplizierte Lösungen finden
  • Gemeinsam übernehmen wir Verantwortung, auch über unser Tagesgeschäft hinaus, daher setzen wir uns mit unseren SustainabilityWorkgroups aktiv für mehr Nachhaltigkeit und Umweltschutz ein 
 
Unsere Benefits – weil Du uns wichtig bist:   
 
  • Sei jederzeit mobil und profitiere von Vergünstigungen bei der BVG, unserem Job-Rad Leasing Angebot sowie unserer Home Office Regelung
  • Entwickle Dich durch diverse Weiterbildungsangebote stetig weiter
  • Erhalte Support für alle Herausforderungen des Lebens – beruflich wie auch privat – durch unternehmensunabhängige Beratungs- und Coachingsangebote
  • Bleibe gesund durch diverse Sportangebote sowie gesunde Ernährung in unserer Kantine, die von uns bezuschusst wird
 
#joinuniversalmusic 
Wir freuen uns auf Deine Online-Bewerbung über unser Bewerbungsformular! Bitte lade dort Deine aussagekräftigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als Dateien hoch und benenne in den Fragefeldern Deinen frühesten Eintrittstermin sowie Deine Gehaltsvorstellung. 
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