Persönliche Assistenz / Personal Assistant (m/w/d) - Universal Music International - Universal Music GmbH

Romano Pressebilder 2017
Universal Music ist Marktführer im Musikgeschäft. Zu unseren Labels zählen die bekanntesten Marken der Musikwelt. Die Universal Music Group gehört zu Vivendi, dem weltweit tätigen Medien- und Kommunikationsunternehmen.
Wie kein anderes Unternehmen prägt Universal Music die internationale Musikszene. Die International Division von Universal Music ist die Welt der großen Stars, der weltweit erfolgreichsten und aufregendsten Künstler.
Weltweit entdeckt Universal Music auf allen Kontinenten spannende neue Künstler. Diese Acts in Deutschland zu etablieren und erfolgreich zu vermarkten ist die Aufgabe der International Division von Universal Music Deutschland. Künstler der International Pop Division: Lady Gaga, Ariana Grande, Sam Smith, Luis Fonsi, Sting, Calum Scott, Daddy Yankee, Elton John, J Balvin, Jessie J, Liam Payne, Shawn Mendes, Selena Gomez, Justin Bieber, James Morrison, Demi Lovato, und viele andere mehr…
Wir suchen ab sofort an unserem Standort in Berlin eine/n Assistant (m/w/d) zur Unterstützung unserer beiden General Manager „General Manager Marketing" und „General Manager Catalogue International“.
 
Deine Aufgaben:  
  • Du übernimmst das selbständige Office-Management für den „General Manager Marketing“ und „General Manager Catalogue International“. Dazu zählt u.a.:
    • Terminmanagement und Kalenderpflege
    • Pflege der E-Mail-Postfächer beider General Manager
    • Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Konferenzen und Tagungen
    • Reiseplanung und -abrechnung
    • Koordination und Priorisierung von Anfragen
    • Erstellung von Präsentationen und Statistiken
  • Du bist Ansprechpartner (m/w/d) nach In- und Extern und übernimmst die Betreuung von Gästen
  • Weiterhin übernimmst Du auch übergreifende Assistenzaufgaben für das Marketingteam der Universal Music International (UMI) und unterstützt bei der Eventorganisation
  • Darüber hinaus bist Du verantwortlich für die Rechnungserstellung und -bearbeitung
 
Diese fachlichen Anforderungen erfüllst Du:
  • Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Bachelor Studium und konntest bereits einschlägige Erfahrungen als Assistenz (m/w/d) in ähnlicher Position sammeln
  • Mit den MS Office-Programmen bist Du sehr gut vertraut und Du hast keine Schwierigkeiten, Dich in unternehmensinterne Systeme einzuarbeiten
  • Du erstellst selbständig Präsentationen mit MS PowerPoint
  • Deine Deutsch- und Englischkenntnisse sind sehr gut
 
Deine Persönlichkeit ist gefragt:
  • Du begeisterst Dich sehr für Musik
  • Diskretion und Loyalität stehen für Dich an oberster Stelle
  • Du arbeitest stets sehr konzentriert, gewissenhaft, strukturiert und hast stets den Überblick bei Deadlines, Timings und Abläufen
  • Du findest Dich sehr gut in einem Team zurecht und gewinnst aufgrund Deines integrativen, empathischen und kommunikativen Wesens schnell das Vertrauen der Kollegen und Partner
  • Du besitzt ein sicheres Auftreten im Umgang mit Künstlern, Medienpartnern, Managements sowie Geschäftspartnern und behältst stets einen kühlen Kopf in unvorhergesehenen Situationen
 
Und so sind wir:
  • Wir sind ein Team, mit dem ständigen Wunsch das Projekt Universal Music voranzubringen und Neues zu wagen
  • In unserem Business gilt es gute Entscheidungen schnell zu treffen: wir zählen auf proaktive Mitarbeiter, die vorausdenken und unkomplizierte Lösungen finden
  • Wir leben eine offene Kommunikation mit einem „Du“ über alle Hierarchien hinweg
  • Vielfältigkeit und Toleranz – sowohl menschlich wie musikalisch – sind uns wichtig.
 
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Bitte bewirb Dich online mit Deinen aussagekräftigen BewerbungsunterlagenBitte lade Dein Anschreiben, Deinen Lebenslauf und Zeugnisse als Dateien hoch (max. 10 MB pro Datei) und benenne in den Fragefeldern auch Deinen frühesten Eintrittstermin sowie Deine Gehaltsvorstellung.
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